Datenschutz im Datenraum

Verantwortlicher

Dietz & Wetzel Immobilien GmbH
Günthersgraben 5, 35392 Gießen
Telefon: 0641 58092620
E-Mail: info@dietzwetzel.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen angeforderte Immobilien- und Objektunterlagen in einem zugriffsgeschützten Datenraum bereitzustellen, Ihre Zugriffsberechtigung zu prüfen und missbräuchliche Zugriffe zu verhindern beziehungsweise nachvollziehen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Bereitstellung vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und nachweisbaren Dokumentenaustausch.

Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten Empfängername und E-Mail-Adresse, Bezeichnung der Freigabe, freigegebene Dateinamen und Versionsangaben, die Inhalte der bereitgestellten Unterlagen, soweit diese personenbezogene Daten enthalten, sowie Zugriffs- und Downloadzeitpunkte. Einladungs-, Sitzungs- und Sicherheitscodes werden nur gehasht gespeichert. IP-Adressen, Browserkennungen und Identitäten in Sicherheitsprotokollen werden mit geheimen, zweckgebundenen HMAC-Werten pseudonymisiert. Die bereitgestellten Dokumente verbleiben in der angebundenen Nextcloud und werden für den Download nur vorübergehend verarbeitet. PDF- und Bildkopien werden dabei sichtbar mit Empfängername, E-Mail-Adresse, Objekt und Datum gekennzeichnet.

Empfänger und Dienstleister

Zugriff erhalten nur hierzu berechtigte Beschäftigte und technische Dienstleister, soweit dies für Hosting, verschlüsselten E-Mail-Versand, Nextcloud-Betrieb, Wartung oder Datensicherung erforderlich ist. Beim Versand werden Name, E-Mail-Adresse, Objektbezeichnung, Zugangslink beziehungsweise Sicherheitscode an den E-Mail-Dienst übermittelt. Auftragsverarbeiter sind nach Art. 28 DSGVO zu verpflichten. Eine Übermittlung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR darf nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien erfolgen; Informationen zum konkret eingesetzten Dienst und zu den Garantien können unter der unten genannten Adresse angefordert werden.

Speicherdauer

• Freigaben und zugehörige Empfängerdaten: automatische Löschung 30 Tage nach Ablauf oder Sperrung
• Downloadprotokolle: 90 Tage
• Pseudonymisierte Sicherheits- und Auditprotokolle: 365 Tage
• Sicherheitscodes: 10 Minuten; Empfängersitzungen: höchstens 120 Minuten
• Temporäre Download- und Wasserzeichendateien: unmittelbar nach Abschluss oder Abbruch

Cookies und automatisierte Entscheidungen

Der Datenraum verwendet ausschließlich die für Authentifizierung und Zugriff technisch erforderlichen Sitzungscookies dw_admin_session (nur im nicht öffentlichen Administrationsbereich, höchstens 120 Minuten) und dw_room_session (nur im persönlichen Datenraum, höchstens 120 Minuten). Beide Cookies sind mit Secure, HttpOnly und SameSite=Strict geschützt, werden nicht an Dritte übermittelt und nach der Abmeldung gelöscht. Sonstige Cookies oder Browser-Speicher, Tracking, Profilbildung und automatisierte Entscheidungen werden nicht eingesetzt. Weil ausschließlich technisch erforderliche Cookies verwendet werden, ist keine Einwilligungsauswahl erforderlich.

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Datenschutzanfragen und Anfragen zum gegebenenfalls bestellten Datenschutzbeauftragten richten Sie bitte an info@dietzwetzel.de.

Quelle der Daten und Pflicht zur Bereitstellung

Ihre Kontaktdaten stammen von Ihnen selbst, einem von Ihnen beauftragten Ansprechpartner, unserem Auftraggeber oder aus der zugrunde liegenden Immobilienanfrage. Die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch allgemein vertraglich vorgeschrieben. Ohne Empfängername und erreichbare E-Mail-Adresse können wir den personalisierten, mit Sicherheitscode geschützten Datenraum jedoch nicht bereitstellen.